Welcher Vertrag gilt?

Der Ordner

Ein Lieferant. Vier Dokumente.

Four files in one supplier folder

Vertrag_final.pdf	geändert 12.03.
Vertrag_final_v2.pdf	geändert 14.03.
Vertrag_final_echt.pdf	geändert 02.05.
Nachtrag_neu_scan.pdf	geändert 17.09.

Wer im Einkauf gearbeitet hat, kennt diesen Ordner, und niemand verteidigt ihn. Die übliche Antwort ist eine Namenskonvention — und es lohnt sich, genau zu sagen, warum die nichts löst.

Diese Dateien wurden nicht aus Nachlässigkeit so benannt. Sie wurden von vier Menschen zu vier Zeitpunkten benannt, von denen jeder genau wusste, welches Dokument gerade galt. Die vierte ist ein Scan — ein Nachtrag, der auf Papier kam und abfotografiert wurde. Mit den drei Dokumenten darüber verbindet ihn nichts außer dem Ordner.

Was tatsächlich auf dem Spiel steht

Die Frage ist selten, welche Datei die neueste ist. Sie lautet: Wie lang ist die Kündigungsfrist, wann endet die Laufzeit, und in welchem Dokument steht das.

In diesem Ordner steht die Antwort in derjenigen der vier Dateien, die sie zufällig enthält — womöglich geändert durch einen Scan, den seit September niemand geöffnet hat. Steht die Kündigungsfrist im Original und wurde die Laufzeit im Nachtrag verlängert, liegen die beiden Hälften der Antwort in zwei Dateien, die nichts verbindet.

Eine Kündigungsfrist, die niemand beobachtet, verstreicht nicht einfach. In den meisten Liefer- und Dienstleistungsverträgen verlängert sie den Vertrag um eine weitere Periode. Was dieser Ordner kostet, ist nicht Verwirrung. Es ist ein Vertrag, der weiterläuft, weil die Frist an einem Dokument hing statt an einem Prozess.

Ein Datensatz, alle Versionen

Im Prozessmodell ist die Vertragsbeziehung der Datensatz, nicht der Ordner:

Vertragsdatensatz

Vertragspartner	Muster GmbH
Kündigungsfrist	3 Monate
Laufzeit bis	31. Dezember
Aktuelle Version	Version 3 plus ein Nachtrag

Alle vier Dokumente sind weiterhin da. Sie hängen am Datensatz, statt nach Dateinamen sortiert zu sein, und welches gilt, ist eine Eigenschaft des Vertrags und nicht der Ordnerliste. Der gescannte Nachtrag ist kein loses Objekt mehr, sondern die Version von etwas.

Der Alarm kommt vor der Frist

Eine Frist, die sich am Tag ihres Ablaufs meldet, hat nichts gemeldet. Im Modell ist die Benachrichtigung ein eigener Schritt — bei neunzig, sechzig und dreißig Tagen — und sie geht an die im Modell hinterlegte Rolle, nicht an denjenigen, der die Datei zufällig angelegt hat.

Sie sagt, worum es geht, was passiert, wenn niemand handelt, und bis wann: Die Kündigungsfrist für den Wartungsvertrag endet am 30. September, danach verlängert sich der Vertrag. Jeder Alarm und jede darauf getroffene Entscheidung wird protokolliert.

Die nächsten neunzig Tage

Weil die Frist am Datensatz hängt, lässt sich der Bestand als Ganzes lesen — zwei Fristen innerhalb von dreißig Tagen, zwei in Prüfung, acht im Plan:

Verträge mit Frist in den nächsten neunzig Tagen

Vertrag	Kündigung bis	Status
Wartungsvertrag Anlage 4	30. September in 14 Tagen	Dringend
Mietvertrag Lager Nord	15. Oktober in 29 Tagen	Dringend
Leasing Fuhrpark	30. November in 75 Tagen	In Prüfung
SLA Rechenzentrum	5. Dezember in 80 Tagen	Im Plan
Rahmenvertrag Einkauf	15. Dezember in 90 Tagen	Im Plan

Beispieldaten, Auszug aus einem Bestand von zwölf Verträgen.

Was es nicht ist

Das ist kein Dokumentenmanagement, das ordentlicher ablegt. Ein Dokumentenmanagement legt die vier Dateien sauber ab, vermutlich mit Versionsnummern. Es weiß trotzdem nicht, dass der 30. September ein Datum ist, an dem jemand etwas tun muss, wer dieser Jemand ist und was folgt, wenn er es nicht tut.

Eine Frist ist ein Prozesszustand, kein Dateimerkmal. Darin liegt der ganze Unterschied. Und weil der Zustand im Modell steht, ist eine Änderung eine Änderung am Modell: eine andere Kündigungsfrist, ein Freigabeschritt, bevor eine Kündigung hinausgeht, ein zweiter Prüfer ab einem bestimmten Vertragswert.

Wie behalten Sie den Überblick, wenn der dritte Nachtrag zu einem Rahmenvertrag eintrifft?