Eine falsche Ziffer.

Die Ziffer

Ein neuer Kunde meldet sich an. Irgendwo im Formular wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen als DE 123 465 789. Die richtige Nummer lautet DE 123 456 789. Zwei Ziffern haben den Platz getauscht.

Nebeneinander übersieht man den Unterschied leicht. Liest man nur eine der beiden — und genau das passiert in der Praxis —, gibt es überhaupt nichts zu bemerken. Hier ist niemand unachtsam. Das Formular hat schlicht keine Meinung dazu, wie eine gültige USt-IdNr. aussieht.

Wohin sie wandert

Nichts hält sie auf, also wandert sie weiter:

Spätestens im vierten Schritt muss jemand herausfinden, welche Dokumente die falsche Nummer tragen, welche davon versandt und welche gebucht sind und was neu ausgestellt werden muss. Teuer ist nicht der Zahlendreher. Teuer ist der Abstand zwischen der Stelle, an der er entstanden ist, und der Stelle, an der er auffällt.

Nicht nur Nacharbeit

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kommt eine zweite Folge hinzu, und das ist die teure. Seit die EU-weiten Quick Fixes am 1. Januar 2020 in Kraft getreten sind, ist eine gültige, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. des Abnehmers eine materiell-rechtliche Voraussetzung der Steuerbefreiung — keine formelle Nachweispflicht, die sich im Nachhinein aufräumen lässt. Grundlage sind § 6a Abs. 1 Satz 1 in Verbindung mit § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG, umgesetzt im BMF-Schreiben vom 9. Oktober 2020.

Im Klartext: Hält die Nummer nicht, kann die Steuerbefreiung entfallen, und die Umsatzsteuer kann nachgefordert werden — beim Lieferanten, der bis dahin ohne sie fakturiert hat. Spätestens an dieser Stelle ist der Zahlendreher keine Frage von Ordnung mehr.

Wie sich das im Einzelfall auswirkt, gehört zu Ihrem Steuerberater, und nichts hiervon ist Steuerberatung. Der Prozesspunkt steht für sich: Ein Feld mit diesem Gewicht sollte nicht ungeprüft durchlaufen können.

Wo sie aufgehalten wird

Die Prüfung selbst ist nicht schwierig. VIES, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission, beantwortet, ob eine Nummer gültig ist. Die Frage war nie, ob es eine solche Prüfung gibt. Die Frage ist, wo sie sitzt.

Im Prozessmodell sitzt sie an einem definierten Schritt — und die Schritte darum herum sind ebenfalls definiert:

Jeder dieser Schritte wird protokolliert — nicht weil ein Protokoll ein Werbeargument wäre, sondern weil die Alternative darin besteht, ein halbes Jahr später zu rekonstruieren, wer was wann eingetragen hat.

Was es nicht ist

Es wäre naheliegend, das als KI zu beschreiben, die das Formular genauer liest. Das ist nicht die Behauptung.

Ein Agent ohne Kontext täte genau dasselbe wie der Mensch: auf eine Ziffernfolge schauen, ohne zu wissen, was das Feld bedeutet, was es gültig macht oder was im Weiteren passiert, wenn es falsch ist. Erst der Kontext macht daraus eine Prüfung. Das Modell sagt, dass dieses Feld eine USt-IdNr. ist, dass sie an diesem Schritt gegen VIES geprüft wird, dass eine Abweichung den Vorgang anhält und dass diese Rolle die Rückfrage übernimmt.

Und weil die Regel im Modell steht, ändert sie sich ohne Code. Soll die Prüfung früher greifen oder brauchen Kunden außerhalb der EU eine andere, ist das eine Änderung am Modell — kein Release.

Welche Fehlerquelle würden Sie in der Kundenanlage zuerst beseitigen?